Implementar un sistema de gestión no solo es una exigencia normativa, sino una oportunidad real para transformar la operación de cualquier empresa. A lo largo de este artículo, descubrirás cómo un sistema de gestión bien diseñado, implantado y mantenido puede llevar a tu organización al siguiente nivel, garantizando control, eficiencia y mejora continua.

INDICE

1 . ¿Qué es un Sistema de Gestión?

2. Los errores más comunes al certificarse en ISO

3. Los 3 pasos para certificar una empresa con éxito

4. Asesorías e implementación de Sistemas de Gestión

Esta metodología está basada en 4 sencillos pasos que aseguran la correcta documentación, implementación y mantenimiento de un sistema de gestión.

¿Qué es un Sistema de Gestión? 📋

Un Sistema de Gestión es un conjunto de elementos que interactúan para establecer procesos, políticas y objetivos, así como una metodología para lograr dichos objetivos.

En el contexto de la gestión de calidad, un Sistema de Gestión se enfoca en dirigir, controlar y mejorar una organización con respecto a la calidad, la seguridad, la gestión ambiental o las operaciones de seguridad privada, asegurando que los procesos sean eficientes y que los productos y servicios cumplan con los requisitos establecidos.

“Básicamente, un sistema que controle toda la organización.”

Normalmente, las empresas adoptan un sistema de gestión con base en normas ISO de forma obligatoria, ya sea porque un cliente lo requiere o como requisito para participar en una licitación gubernamental.

Al hacerlo por obligación y no como una oportunidad de mejora, suelen fracasar, causando más problemas que soluciones, generando disgusto en el personal e incluso pérdida de clientes.

Las organizaciones terminan sumidas en el caos: reuniones sin sentido, procesos mal definidos, documentos interminables que nunca se terminan, formatos burocráticos que complican las actividades, y una sobrecarga de procesos que no aportan valor. En lugar de mejorar, se crean documentos inútiles que duplican el trabajo, el esfuerzo y el tiempo.

Como decía el gurú de la calidad Edwards Deming:

“No se puede mejorar lo que no se controla, no se controla lo que no se mide, no se puede medir lo que no se define.”

Por ello, es fundamental contar con un sistema de gestión bien implementado y certificado, ya que proporciona la certeza de que se están haciendo bien las cosas y que la organización está en mejora continua.

❌ Los errores más comunes al querer certificarse en ISO

Durante más de 10 años de experiencia en la industria, particularmente en empresas de seguridad privada, se han identificado errores frecuentes al desarrollar un sistema de gestión y buscar su certificación. Los más comunes son:

1. Documentación interminable
Empresas que buscan tener documentos perfectos terminan en un ciclo sin fin, sin definir por completo procesos ni actividades. Se excusan diciendo que la organización es tan dinámica que nunca se puede documentar completamente. Hay casos de empresas que han tardado más de 20 años en documentar sus procesos.

2. Falta de implementación
Algunas empresas crean documentos de gestión que nunca aplican. Estos se convierten en enciclopedias viejas que solo se sacan cuando hay auditorías, pero no reflejan la operación real. Como resultado, la organización continúa desorganizada y sin control real.

3. Planificación de cambios infinita
Hay empresas que documentan correctamente, pero hacen cambios cada cinco minutos, sin llegar nunca a una estructura concreta.

Estos y muchos otros errores son comunes al implementar un sistema de gestión basado en normas ISO. Por eso se desarrolló una metodología de 4 pasos para diseñar, implementar y mantener un sistema funcional y exitoso. Esta metodología permite:

• Control total de los procesos.
• Definición clara de objetivos.
• Gestión efectiva de riesgos y oportunidades.
• Auditorías bien ejecutadas.
• Organización completamente alineada.

🏆 Los 3 pasos para certificar una empresa con éxito

1. Diseño de documentación simple

Uno de los aspectos más importantes en la implementación de un sistema de gestión es mantener la documentación lo más sencilla posible, de forma que sea comprensible en todos los niveles de la organización. Un procedimiento extenso de 20 páginas, lleno de actividades mal redactadas y políticas restrictivas, difícilmente aportará valor real.

Para evitar esto, se recomienda realizar entrevistas puntuales con directores, jefes de área y personal operativo, con el objetivo de cubrir toda la organización y obtener documentos precisos y útiles. De este modo, se evita caer en reuniones interminables y poco productivas que solo generan confusión y desacuerdos sobre responsabilidades.

Para lograr una documentación simple y concreta, es indispensable cumplir con los siguientes puntos:

• Mapeo claro de procesos y subprocesos:
  Es esencial conocer a detalle el flujo de los procesos: hacia dónde va la información, cómo se mueven los productos y en qué etapas se agrega valor. Esta claridad permite documentar de forma ordenada y precisa. También se deben identificar aquellas prácticas que consumen tiempo innecesariamente y eliminarlas sin dudar. Detectar y depurar procesos innecesarios es vital en esta fase.
• Determinación de planes de acción:
  La planificación es una de las herramientas más poderosas para lograr los objetivos de una organización. Establecer un calendario de actividades y mantener el control de las mismas permite asegurar el cumplimiento eficaz de la gestión.
• Verificación del cumplimiento normativo en los documentos:
  Cada documento debe cumplir con los requisitos de la norma que se desea implementar. Este punto es crucial, ya que permite integrar los requerimientos de manera orgánica en la documentación, facilitando posteriormente una implementación más natural y efectiva.
• Evaluación de los controles actuales:
  Es fundamental conocer cómo se están controlando los procesos. Lo que no se controla, no se puede medir; y lo que no se mide, no se puede mejorar. Sin embargo, es común que existan controles inadecuados que no generan valor. Por ello, es indispensable definir controles que realmente contribuyan a la mejora continua y al crecimiento de la organización.

2. Implantación del sistema de forma orgánica

La implantación efectiva de un sistema de gestión depende, ante todo, del compromiso real de la alta dirección. Sin este respaldo, resulta sumamente difícil lograr que el sistema funcione correctamente, ya que la alta dirección representa el pilar principal de toda organización. Cuando los líderes no respetan los procesos establecidos, es improbable que el resto del personal lo haga.

Es común observar en las empresas la actitud de: “Si el jefe no lo respeta, ¿por qué debería hacerlo yo?”. Por ello, el liderazgo con el ejemplo es clave en esta etapa.

La implantación del sistema se divide en dos fases principales:

a) Difusión del sistema

Una vez documentado el sistema de gestión, se debe iniciar un proceso de concientización en todos los niveles de la organización. El objetivo es que cada integrante comprenda las nuevas actividades, los procesos que ya no se realizarán y la forma en que funcionará el sistema a partir de ese momento.

Las actividades incluidas en esta fase son:

• Creación de talleres de difusión del Sistema de Gestión:
  Estos talleres tienen como propósito informar de manera clara, concisa y específica a cada área sobre la nueva forma de trabajo. Es recomendable que el personal que los diseñe esté certificado como agente capacitador.
• Programación de talleres en todas las áreas:
  La correcta ejecución del programa de difusión es fundamental. Si no se respeta la planificación, se corre el riesgo de transmitir un mensaje de poca seriedad, lo cual podría restar valor al sistema y perpetuar malas prácticas.
• Aplicación de los talleres:
  Es imprescindible que todo el personal involucrado participe activamente en estos talleres. La presencia de líderes, gerentes y directores es fundamental para otorgarle legitimidad al proceso y asegurar su adopción. Cuando los responsables no dan importancia al sistema, los colaboradores tampoco lo harán.

b) Implementación del sistema de gestión

Una vez finalizada la etapa de difusión, se da inicio a la implementación del sistema, comenzando por los procesos administrativos y extendiéndose progresivamente a todas las áreas de la organización.

Las actividades clave en esta fase incluyen:

• Elaboración de matrices de riesgos y oportunidades:
  La gestión de riesgos y oportunidades es esencial para asegurar la sostenibilidad del sistema. Anticiparse a posibles vulnerabilidades puede evitar grandes contratiempos a futuro.
• Integración de competencias del personal calificado:
  Es fundamental garantizar que todo el personal cuente con las competencias necesarias para ejecutar sus funciones de manera adecuada. La capacitación juega un papel clave en este punto.
• Generación de registros en todas las áreas:
  Esta es la base del sistema de gestión. Los registros permiten demostrar que las actividades se ejecutan conforme a lo planificado y proporcionan la información necesaria para la toma de decisiones basada en evidencia.
• Definición de objetivos e indicadores:
  Establecer objetivos claros y medibles es imprescindible para evaluar el desempeño del sistema. Sin un rumbo definido, es imposible saber si se avanza en la dirección correcta. Los indicadores permiten medir, controlar y mejorar continuamente.

3. Mantenimiento del Sistema de Gestión

Una vez implementado el Sistema de Gestión, el verdadero reto consiste en mantenerlo operativo y vigente a lo largo del tiempo. Es común que muchas organizaciones inicien con entusiasmo, pero que, con el paso de los meses, pierdan impulso y retomen viejas prácticas que conducen nuevamente al desorden y la desorganización.

Para evitar este retroceso, es fundamental establecer mecanismos que aseguren la continuidad del sistema. Los tres pilares esenciales para el mantenimiento son: auditorías internas, acciones correctivas y revisión por la dirección.

a) Auditorías internas

Las auditorías internas son herramientas clave para verificar que los procesos establecidos realmente se están cumpliendo y para identificar oportunidades de mejora.

Las actividades que deben contemplarse en esta etapa son:

• Selección del equipo auditor:
  La organización debe contar con un grupo de auditores internos calificados o, en su defecto, contratar auditores externos especializados. La calidad de los resultados dependerá en gran parte de la preparación y objetividad del equipo auditor.
• Elaboración de calendarios, planes y listas de verificación:
  Una adecuada planificación garantiza un control efectivo del proceso de auditoría. Estos documentos permiten llevar un registro claro de lo que se va a auditar, cómo se hará y cuándo.
• Preparación y notificación a las áreas auditadas:
  Es importante informar con antelación a las áreas involucradas, para que puedan organizar sus actividades y brindar la atención adecuada durante la auditoría. Esto asegura que la información recabada sea confiable.
• Ejecución conforme a la norma ISO 19011:
  Las auditorías deben realizarse bajo las directrices de la norma ISO 19011, lo cual garantiza que se lleven a cabo de manera profesional y se obtenga información precisa, imparcial y útil para la toma de decisiones.

b) Planeación de acciones correctivas

Una vez finalizada la auditoría, deben analizarse los hallazgos encontrados y establecer planes de acción para solucionarlos, fortaleciendo así el sistema de gestión.

Las actividades clave de esta etapa son:

• Formación de equipos multidisciplinarios:
  Las acciones correctivas no deben recaer únicamente en el responsable del sistema. La participación de equipos con experiencia en distintos procesos asegura una visión integral y una solución más efectiva a las no conformidades.
• Determinación de la causa raíz:
  Identificar las causas raíz de los problemas es esencial para prevenir su recurrencia. Esta actividad puede apoyarse en herramientas como el Diagrama de Ishikawa, los 5 porqués, o el Diagrama de afinidad, entre otras. Aquí se documenta la mejora continua de manera tangible y estratégica.

c) Revisión por la Dirección

Tras la ejecución de las auditorías y las acciones correctivas, la alta dirección debe realizar una revisión completa del sistema. Este ejercicio permite evaluar su efectividad, definir prioridades y asegurar la mejora continua.

Los elementos que deben revisarse incluyen:

• Indicadores de desempeño.
• No conformidades identificadas.
• Resultados de auditorías previas.
• Opiniones de las partes interesadas.
• Programas de inversión en mejora del sistema.
• Nivel de cumplimiento de los objetivos establecidos.
• Vigencia y coherencia de las políticas del sistema.

Una revisión gerencial bien ejecutada asegura que el sistema de gestión no solo se mantenga, sino que evolucione y se adapte a las nuevas necesidades de la organización.

Asesoría e implementación de Sistemas de Gestión📊

El equipo técnico ofrece asistencia integral para el desarrollo, implementación y mantenimiento de Sistemas de Gestión basados en las normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 e ISO 18788, entre otras, mediante su metodología exclusiva 3 STEPS™ Scherand, la cual ha sido diseñada para garantizar resultados efectivos, sostenibles y adaptados a las necesidades del sector de la seguridad privada.

1. Capacitación 👥

Se proporciona formación especializada al personal clave de la organización, con el objetivo de desarrollar los conocimientos fundamentales para una implementación eficaz del sistema.
La capacitación abarca tanto los conceptos generales como los elementos técnicos de las normas ISO aplicables, con un enfoque práctico orientado a resultados.
Esta formación contribuye a fomentar una cultura organizacional alineada con la mejora continua y el cumplimiento normativo.

2. Consultoría 💼

Se brindan servicios de consultoría técnica especializada, adaptados a las necesidades específicas de cada organización.
La asistencia puede centrarse en aspectos clave del sistema, como la documentación, identificación de riesgos, definición de procesos o establecimiento de indicadores, siempre buscando una implantación efectiva y contextualizada.
El enfoque consultivo permite a las empresas avanzar de forma segura, ordenada y con el acompañamiento de profesionales con experiencia probada en el sector.

3. Auditorías 🔧

Se realizan auditorías internas y externas con el fin de evaluar la conformidad de los sistemas de gestión y detectar oportunidades de mejora.
Además de verificar el cumplimiento con los requisitos de las normas ISO 9001, 14001, 45001 y 18788, se apoya a las organizaciones en el desarrollo y fortalecimiento de su equipo interno de auditores.
La empresa cuenta con Terceros Autorizados TA-D-04-65/2024, con autorización oficial para:

Realizar evaluaciones técnicas del sistema SASISOPA ante la ASEA.

Ejecutar auditorías internas y externas del sistema SASISOPA.

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