Convierte cada prospecto en un cliente: El poder de un CRM 

Descubrir el poder de un CRM y convertir cada prospecto en un cliente, es una oportunidad valiosa para hacer crecer tu negocio. Sin embargo, no siempre es sencillo: la falta de organización, el seguimiento inconsistente y el tiempo limitado suelen convertirse en obstáculos importantes. Aquí es donde entra en juego el CRM (Customer Relationship Management), una herramienta que no solo organiza tu proceso de ventas, sino que lo transforma, ayudándote a maximizar tu potencial de conversión y a construir relaciones duraderas con tus clientes.

ÍNDICE

1. El desafío de las empresas de seguridad

2. ¿Qué es un CRM y por qué puede transformar tu empresa?

3. ¿Por qué implementar un CRM?

4. Prácticas efectivas de CRM en el sector de seguridad

5. ¿Cómo empezar con Zoho CRM?

6. Otras funciones de Zoho

En este artículo, exploraremos cómo un CRM puede ser el aliado perfecto para superar los retos diarios de las empresas de seguridad, optimizar la gestión de prospectos y llevar tus estrategias de ventas al siguiente nivel. ¿Estás listo para revolucionar tu negocio? ¡Acompáñanos!

1. El desafío de las empresas de seguridad

• Desorganización y seguimientos inconsistentes: Los prospectos interesados a menudo no reciben el seguimiento adecuado, especialmente cuando hay rotación de personal. Esto resulta en oportunidades perdidas.
• Pérdida de clientes actuales: La falta de atención a clientes existentes después del cierre del contrato inicial puede abrir la puerta a la competencia.
• Falta de tiempo: Las tareas operativas consumen tanto tiempo que dejan poco espacio para gestionar prospectos y clientes eficientemente.

Estas problemáticas impactan directamente en el crecimiento de las empresas, pero existe una solución: el uso de un CRM (Customer Relationship Management).

2. ¿Qué es un CRM y por qué puede transformar tu empresa?

Un CRM es una herramienta diseñada para gestionar relaciones con clientes y prospectos. Su propósito es organizar información de clientes en un solo lugar, automatizar procesos y tareas y garantizar un seguimiento eficiente a prospectos y clientes.

Beneficios clave:

• Aumento en la productividad de los equipos: Un CRM puede incrementar la productividad de los equipos de ventas en un 34%, ya que elimina tareas repetitivas y permite enfocarse en actividades estratégicas. -Financesonline
• Incremento en el volumen de prospectos convertidos: Según un estudio de Salesforce, las empresas que usan un CRM logran aumentar hasta un 29% sus tasas de conversión.
• Ahorro de tiempo y costos operativos: Según un estudio de Forrester, los equipos de ventas que utilizan un CRM ahorran en promedio un día completo de trabajo por semana.
• Excelente inversión: Un CRM suele mostrar un retorno de inversión (ROI) de $5.6 dólares por cada dólar gastado, convirtiendolo en una excelente inversión. -Zendesk

Un CRM no es solo una herramienta tecnológica; es una inversión que optimiza procesos, incrementa la productividad y mejora la experiencia del cliente.

3. ¿Por qué implementar un CRM?

Si aún utilizas hojas de cálculo, agendas o métodos manuales para administrar tus clientes, es momento de considerar un CRM, aquí te explicamos por qué:

• Velocidad en el seguimiento: Contactar a un prospecto dentro de los primeros 5 minutos aumenta 9 veces las probabilidades de conversión. Además 30% – 50% de las ventas, caen al proveedor que responde primero.
• Llega al cliente en el momento adecuado: Solamente el 3% de los prospectos está comprando activamente, 57% no está listo y 40% está listo para comenzar pronto. Al realizar el debido seguimiento con un CRM, estarás presente cuando los clientes potenciales estén listos para comprar.

Ventajas específicas:

Organización y acceso rápido a la información

• Imaginen tener toda la información de un cliente, desde su primer contacto hasta el cierre de la venta, en un solo lugar. Ya no necesitan buscar correos perdidos, notas en papel o depender de la memoria de un vendedor.
• Permite saber en qué etapa se encuentra cada cliente potencial, esto ayuda a priorizar esfuerzos y cerrar ventas con mayor rapidez.

Disminución de errores humanos:

• Todos el personal que desees puede tener acceso a los registros dentro del CRM, esto evita errores al interactuar con clientes como, mandar dos correos, llamarle dos veces, ir a sus instalaciones dos veces, etc… Que terminan quitando tiempo y recursos.

Gestión de relaciones:

• Un CRM no solo organiza datos; también facilita la creación de relaciones sólidas con los clientes, permitiéndoles dar un seguimiento personalizado. Por ejemplo si instalaste un sistema de alarmas en una casa, puedes agendar una tarea para ir a darle mantenimiento y revisión un año después, garantizando que el cliente se sienta seguro y confiado del sistema que tienen.

Automatización de tareas repetitivas:

• Generar alertas para que los miembros de tu equipo realicen llamadas, envien correos de seguimiento o programen reuniones sin necesidad de hacerlo manualmente. Esto ahorra tiempo, asegura que ninguna acción importante quede olvidada y reduce el trabajo administrativo.
• Un prospecto muestra interés en contratar servicios de seguridad, pero no toma una decisión inmediata. El CRM puede agendar un recordatorio para que el vendedor lo contacte después de una semana, lo que reduce las probabilidades de que tus prospectos se vayan con la competencia.

4. Prácticas efectivas de CRM en el sector de seguridad

Hasta ahora hemos hablado de los beneficios generales de un CRM, pero ¿Qué prácticas concretas pueden aplicar las empresas de seguridad para aprovechar al máximo esta herramienta?

1. Personalización por giro de negocio

Tomemos como ejemplo una empresa de guardias de seguridad, los campos que se muestran dentro de un lead se pueden personalizar para incluir opciones como:

• Número de guardias que necesita
• Turno
• Zona
• Tipo de establecimiento que va a proteger

De esta manera tienes una forma más práctica de ver el perfil y las necesidades de tu cliente, para la próxima ves que te pongas en contacto con el sienta su experiencia más personalizada, además en caso de que en un futuro quieras utilizar campañas de marketing por correo electrónico esto te permitira hacerlas mucho más personalizadas.

Si te gustaría aprender más sobre campañas de email marketing te invito a revisar nuestro webinar: “Optimiza tus Campañas de Email Marketing y atrae más Suscriptores”

2. Clasificación de prospectos

El CRM permite etiquetar y categorizar prospectos para identificar cuáles tienen mayor probabilidad de convertirse en clientes. Algunos criterios pueden incluir: 

• Nivel de interés mostrado.
• Tamaño de la empresa o contrato potencial.
• Ubicación geográfica.

3.Reglas de puntuación

Son una herramienta poderosa que permite asignar puntajes a prospectos en función de su comportamiento, interacción y otros criterios relevantes. Esto ayuda a priorizar el seguimiento y enfocar los esfuerzos en los prospectos más prometedores.

Definir acciones clave: Identifica las actividades que mejor reflejan el interés de un prospecto. Por ejemplo: Lleno un formulario, realizo una llamada, envío un correo electrónico.

Usar puntuaciones negativas: Penaliza la falta de interacción o comportamientos que indiquen desinterés, como no abrir correos repetidamente.

Establecer umbrales claros: Define un puntaje mínimo que indique cuándo un prospecto está listo para ser contactado por el equipo de ventas. Por ejemplo: Prospectos con más de 50 puntos se consideran “calificados”, prospectos con menos de 20 puntos requieren más nurturing (acciones automatizadas para generar interés).

Combinar con automatizaciones: Configura flujos de trabajo automáticos basados en el puntaje. Por ejemplo: Si un prospecto supera los 70 puntos, asigna una tarea a un vendedor.

4. Automatización del seguimiento: Configura recordatorios automáticos para que el equipo de ventas sepa cuándo contactar a un prospecto o cliente. Por ejemplo:

• Un recordatorio para llamar a un prospecto después de enviar una cotización.
• Reagendar una llamada en caso de que un prospecto no haya respondido cuando lo intentaron contactar.
• Un correo automatizado para felicitar a tus clientes en su cumpleaños o en el aniversario de su empresa.

5. Etapas claras en ventas: El CRM permite estructurar el proceso de ventas en diferentes etapas. Esto ayuda a visualizar el progreso de cada prospecto y priorizar las actividades. Algunas etapas comunes pueden ser:

• Solicitó información: El prospecto mostró interés inicial.

• Cotización enviada: Se le envió una propuesta formal.

• Ganado: Se llego a un trato con el cliente.

• Perdido: El cliente decidio no contratar nuestros productos/servicios

En Zoho CRM, estas etapas se organizan como columnas, y puedes mover cada registro de una columna a otra para reflejar su avance.

6. Integración con sitio web

El CRM te proporciona formularios de contacto que puedes personalizar e integrar en tu sitio web. Supongamos que tienes un prospecto que lo llena, a través del CRM, puedes:

1. Registrar automáticamente sus datos en el sistema.
2. Asignar el prospecto al vendedor encargado de su zona geográfica.
3. Enviar un correo automático de bienvenida con información sobre los servicios.
4. Programar un recordatorio para que el vendedor lo contacte en las próximas 24 horas.

Un CRM es mucho más que un software; es una herramienta estratégica que transforma prospectos en clientes y optimiza la manera en que las empresas de seguridad gestionan sus relaciones. Con su capacidad de organización, automatización y personalización, no solo incrementa las ventas, sino también la satisfacción del cliente.

5. ¿Cómo empezar con Zoho CRM?

1. Crea tu cuenta en Zoho CRM

1. Visita el sitio web oficial de Zoho CRM, y haz clic en “Comenzar ahora” o “Sign Up”.
2. Ingresa tu correo electrónico, crea una contraseña y proporciona los datos de contacto solicitados.

2. Importa tu base de datos existente:

Si ya tienes una base de datos de clientes en Excel u otro formato, pueden importarla fácilmente al sistema. Recuerda organizarla para no contaminar tu CRM.

• Elimina duplicados: Asegúrate de no tener registros repetidos.
• Completa datos importantes: Como correos electrónicos, teléfonos y nombres.
• Establece una estructura clara: Utiliza columnas bien definidas para cada tipo de información.
• Sube el archivo al CRM: Zoho te permite mapear los campos del Excel con los campos del CRM para que toda la información quede bien organizada.

Con estos pasos iniciales, ya tendrás todo listo para empezar a usar Zoho CRM y aprovechar sus funcionalidades. Aquí les dejamos el video para aprender a utilizar la herramienta, a partir del minuto 18 podrán encontrar todos los secretos a tomar en cuenta para implementar un CRM en su empresa de seguridad de forma exitosa. Algunos de los temas que se cubren son:

Módulo de prospectos: Se muestra cómo registrar y gestionar prospectos dentro del CRM.

Gestión de tareas, llamadas y reuniones: Se muestra cómo mantener un control eficiente de las actividades diarias.

Modulo de clientes: Aprenderás a gestionar la información de clientes ya convertidos.

Modulo de tratos: Se muestra cómo organizar prospectos según las etapas del proceso de ventas.

Reglas de puntuación: Aprende a calificar automáticamente a los prospectos según su nivel de interés e interacción con tu empresa. Esto ayuda a priorizar esfuerzos y cerrar más ventas.

Automatizaciones útiles: Se muestran algunas automatizaciones simples pero poderosas para ahorrar tiempo.

Integración de formulario en el sitio web: Aprende a crear un formulario desde cero en Zoho CRM y obtener el código HTML para integrarlo en un sitio web(si requieres apoyo para este tema contáctanos y nuestro desarrollador web se pondrá en contacto contigo).

6. Otras funciones de Zoho

Integración con WhatsApp:

La integración de WhatsApp con Zoho CRM es posible, pero requiere WhatsApp Business API la cual tiene un costo adicional.

Configuración básica:

• Necesitarás adquirir un número de WhatsApp Business y conectar este número con Zoho CRM a través de Zoho Desk o Zoho SalesIQ.

• Con esta integración, los mensajes que envíen los prospectos a tu WhatsApp se registrarán automáticamente en el CRM, asignando un registro a cada contacto.

Redes Sociales – Zoho Social:

Para la gestión de redes sociales, Zoho Social es la mejor opción si tu enfoque está en captar prospectos desde plataformas como Facebook, Instagram, o LinkedIn.

¿Qué hace Zoho Social?

• Monitorea menciones y comentarios en tus redes sociales.

• Permite responder directamente a interacciones.

• Crea prospectos automáticamente en el CRM a partir de mensajes o comentarios relevantes.

Chat en vivo – Zoho SalesIQ: 

• Permite incluir un widget de chat en tu sitio web y redes sociales, las conversaciones se pueden vincular directamente al CRM, permitiendo registrar prospectos y sus consultas en tiempo real.
• Es posible crear respuestas automatizadas.

Zoho CRM ofrece herramientas muy prácticas para organizar y optimizar cada etapa del proceso de ventas. Lo mejor de todo es que estas funcionalidades son intuitivas, pueden personalizarse según las necesidades específicas de tu empresa, y además pueden integrarse fácilmente con otras herramientas del ecosistema de Zoho, permitiéndote escalar y crecer a la par de tu negocio.

Si están interesados en comenzar a usar Zoho CRM, pueden hacerlo desde el siguiente enlace y recibir una prueba gratuita: 👉 Comienza con Zoho CRM aquí

Se ha cubierto mucho terreno durante este webinar, desde comprender qué es un CRM y sus beneficios, hasta explorar prácticas específicas y una demostración en vivo con Zoho CRM.

Es importante recalcar dos cosas:

1. Al implementar un CRM en tu empresa todo el equipo debe estar en el mismo canal y recibir las capacitaciones necesarias, de lo contrario en lugar de solucionar un problema lo volvera un caos.
2. No todos los CRMs son para todas las empresas, pero con nuestra experiencia en el sector de la seguridad si les podemos decir que Zoho CRM es una excelente solución para los negocios de esta industria.

Si sientes que tu empresa necesita un cambio para mejorar la organización y el seguimiento de prospectos y clientes, los invito a dar el siguiente paso con nosotros:

1. Consulta personalizada:
   • Ofrecemos una sesión gratuita para evaluar las necesidades específicas de su empresa y planificar cómo implementar un CRM funcional para su negocio.
2. Apoyo técnico y de marketing:
   • Si les interesa esta herramienta, pero primero les gustaría recibir nuevos clientes, también están en el lugar adecuado, somos expertos en estrategias de marketing digital. Podemos ayudarlos a optimizar su captación de prospectos y aumentar sus ventas.

¡Transforma tu empresa hoy! Agenda tu consulta gratuita y descubre cómo optimizar tu gestión de clientes y aumentar tus ventas. ¡Contáctanos ahora aquí! 💼